Hier informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck und wie lange - sowohl beim Besuch unserer Website als auch bei der Nutzung unseres Kundenportals.
DDigital UG (haftungsbeschränkt)
Geschäftsführer: Friedrich Winkler
An der Schleife 3b, 01109 Dresden
Telefon: +49 155 6761 7662
E-Mail: [email protected]
Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter [email protected]. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür bei uns nicht vorliegen.
Wofür diese Erklärung gilt.
Diese Erklärung gilt für unsere Website unter ddgtl.de einschließlich des Angebots-Guides sowie für unser geschütztes Kundenportal unter ddgtl.de/portal. Die Verarbeitungen unterscheiden sich deutlich: Beim bloßen Besuch der öffentlichen Seiten setzen wir keinerlei Cookies; im Kundenportal ist eine Anmeldung erforderlich, und wir verarbeiten dort deutlich mehr Daten. Beide Bereiche sind unten getrennt beschrieben.
Was beim reinen Aufrufen einer Seite passiert.
Beim Aufrufen von ddgtl.de übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Informationen an unseren Server. Unser vorgelagerter Webserver protokolliert dabei unter anderem IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Adresse, die Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssystemkennung. Diese Protokolle dienen ausschließlich dem sicheren und störungsfreien Betrieb sowie der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Jeder Aufruf erreicht uns über ein vorgeschaltetes Netzwerk von Cloudflare, das Angriffe abwehrt und die Auslieferung beschleunigt. Cloudflare verarbeitet dabei ebenfalls Ihre IP-Adresse und die Aufrufdaten - Näheres dazu in Abschnitt 10 und 11.
Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Dienste ein - weder Google Analytics noch vergleichbare Werkzeuge, keine Zählpixel, keine Werbenetzwerke. Die von uns verwendeten Schriftarten laden wir nicht von einem fremden Server, sondern liefern sie von unserer eigenen Domain aus; es entsteht dadurch keine Verbindung zu Google.
Welche Informationen wir auf Ihrem Endgerät ablegen - und welche nicht.
Auf den öffentlich zugänglichen Seiten (Startseite, Angebots-Guide, Impressum, Datenschutzerklärung) setzen wir keine Cookies. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.
Im Kundenportal und beim Anmeldevorgang setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies. Sie sind erforderlich, damit die Anmeldung überhaupt funktioniert, und bedürfen daher keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):
• Sitzungs-Cookie (next-auth.session-token): hält Ihre Anmeldung aufrecht. Der Inhalt ist verschlüsselt und enthält Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Kundennummer und Ihre Rolle. Laufzeit 7 Tage, wird beim Abmelden gelöscht.
• Rücksprung-Cookie (sb-return-to): merkt sich signiert, welche Portalseite Sie vor einer erzwungenen Anmeldung aufrufen wollten. Laufzeit 10 Minuten.
• Schutz-Cookies (callback-url, csrf-token): sichern den Anmeldevorgang gegen Manipulation ab. Laufzeit bis zum Schließen des Browsers.
• Anmelde-Cookies für Microsoft-Konten (state, nonce, pkce): nur bei Anmeldung über ein Microsoft-Konto, Laufzeit 15 Minuten.
Zwischenspeicher des Angebots-Guides. Damit Ihre Eingaben nicht verloren gehen, speichert der Angebots-Guide Ihren unfertigen Entwurf im lokalen Speicher Ihres Browsers - einschließlich Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Telefonnummer. Diese Daten verlassen Ihr Gerät dabei nicht. Beim nächsten Aufruf bieten wir Ihnen die Wiederherstellung an und verwerfen Entwürfe, die älter als 24 Stunden sind. Kehren Sie nicht zurück, bleibt der Entwurf in Ihrem Browser gespeichert; Sie können ihn jederzeit über die Browsereinstellungen löschen. Diese Speicherung ist für den Betrieb nicht zwingend erforderlich und dient allein Ihrem Komfort (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie sie nicht wünschen, nutzen Sie den Guide bitte im privaten Fenster Ihres Browsers.
Wenn Sie uns über das Formular auf der Startseite schreiben.
Wir verarbeiten die von Ihnen angegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht sowie optional Ihre Firma. Die Angaben werden in unserer Datenbank gespeichert und zusätzlich per E-Mail an unser Postfach zugestellt, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung der Beantwortung Ihrer Anfrage und damit der Anbahnung eines Vertragsverhältnisses dient. Ohne die als Pflicht gekennzeichneten Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten; die Bereitstellung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben.
Wenn Sie über ddgtl.de/new-offer ein Angebot anfragen.
Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten (Anrede beziehungsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschter Kontaktweg und gewünschte Kontaktzeit, optional Ihre Firma) sowie Ihre Angaben zum Vorhaben: Projektart, Projektziel, Zielgruppen, Nutzerzahl, Budgetrahmen, Zeitrahmen und die Antworten auf die Fragen des Guides. Diese Angaben werden in unserer Datenbank gespeichert und per E-Mail an uns zugestellt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage hin). Pflichtangaben sind Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Kontaktweg - ohne sie können wir Ihnen kein Angebot erstellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; die Auswertung Ihrer Angaben und die Angebotserstellung erfolgen durch Menschen.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse im Fußbereich hinterlassen.
Über das Feld im Fußbereich unserer Startseite können Sie uns Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen, um über Neuigkeiten informiert zu werden. Wir speichern dann ausschließlich Ihre E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt der Eintragung.
Bitte beachten Sie: Derzeit versenden wir keine Newsletter. Ihre Adresse wird ausschließlich vorgemerkt. Bevor wir jemals eine werbliche E-Mail versenden, werden wir Ihre ausdrückliche Einwilligung in einem gesonderten Bestätigungsverfahren einholen. Rechtsgrundlage der bloßen Vormerkung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können die Löschung Ihrer Adresse jederzeit formlos unter [email protected] verlangen.
Begrenzung von Anfragen und Anmeldeversuchen.
Um automatisierte Massenanfragen und Angriffe auf Benutzerkonten zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Formularsendungen und Anmeldeversuche. Dazu speichern wir vorübergehend Ihre IP-Adresse und - bei Anmeldeversuchen - die verwendete E-Mail-Adresse zusammen mit einem Zähler. Nach fünf fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen sperren wir das betroffene Konto für 15 Minuten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit unserer Systeme und dem Schutz der Konten unserer Kundinnen und Kunden.
Verarbeitungen im geschützten Bereich unter ddgtl.de/portal.
Ein Zugang zum Kundenportal entsteht ausschließlich durch eine Einladung von uns - eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Rechtsgrundlage aller nachfolgenden Verarbeitungen ist die Durchführung unseres Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), soweit nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist.
Stammdaten. Wir verarbeiten Kundennummer, Vor- und Nachname, Firmenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und - sofern angegeben - Geburtsdatum. Zusätzlich führen wir interne Vermerke zur Betreuung Ihres Kontos. Ein Teil dieser Angaben stammt nicht von Ihnen selbst, sondern wird von uns bei der Anlage Ihres Zugangs erfasst (Art. 14 DSGVO).
Zugangsdaten. Ihr Passwort speichern wir ausschließlich als nicht rückrechenbaren Hashwert nach dem Verfahren Argon2id - im Klartext liegt es uns zu keinem Zeitpunkt vor. Alternativ ist die Anmeldung über ein Microsoft-Konto möglich; dabei speichern wir eine von Microsoft vergebene Kennung.
Sicherheitsprotokoll. Wir protokollieren Anmeldungen und sicherheitsrelevante Verwaltungsvorgänge. Erfasst werden Zeitpunkt, Art des Ereignisses, die verwendete E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse und die Browserkennung (User-Agent). Dieses Protokoll dient der Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und der Aufklärung von Sicherheitsvorfällen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit unserer Pflicht zur Datensicherheit nach Art. 32 DSGVO. In Ihren Portal-Einstellungen können Sie der Protokollierung Ihrer Aktivitäten widersprechen; aus Sicherheitsgründen weiterhin protokolliert werden fehlgeschlagene Anmeldeversuche sowie administrative Vorgänge.
Dokumente. Von Ihnen hochgeladene Dateien speichern wir in einem Objektspeicher der Hetzner Online GmbH am Standort Nürnberg. Zulässig sind Bilder, PDF-, Word- und Textdateien bis 10 MB. Der Inhalt der Dateien bestimmen Sie - bitte laden Sie keine Daten hoch, die für die Zusammenarbeit nicht erforderlich sind. Zusätzlich stellen wir Ihnen Dokumente und Rechnungen bereit, die wir in unserem Confluence-Arbeitsbereich verwalten (siehe Abschnitt 10).
Benachrichtigungen. Wir informieren Sie per E-Mail über neue Rechnungen sowie über Störungen und die Wiederherstellung Ihrer Dienste. Diese Nachrichten enthalten ein wöchentlich wechselndes Codewort, mit dem Sie prüfen können, ob eine Nachricht tatsächlich von uns stammt. In Ihren Portal-Einstellungen können Sie die einzelnen Benachrichtigungsarten abwählen.
Wichtige Mitteilungen. Davon ausgenommen sind Nachrichten, die wir Ihnen gegenüber vertraglich oder gesetzlich schulden - etwa zu einer erheblichen Störung, einer Änderung unserer Leistungen oder einer Verletzung des Schutzes Ihrer Daten (Art. 34 DSGVO). Solche Mitteilungen erhalten Sie unabhängig von Ihren Benachrichtigungseinstellungen und ohne Abmeldemöglichkeit, solange Ihr Kundenkonto besteht. Werbung versenden wir auf diesem Weg nicht.
Projekte und Kontingente. Wir verarbeiten Projektbezeichnungen, Beschreibungen, Laufzeiten, Statusangaben sowie gebuchte und verbrauchte Kontingente einschließlich der zugehörigen Buchungen.
Sichtschutz. Über eine Einstellung können Sie die Anzeige Ihres Namens im Portal ausblenden lassen, etwa wenn Sie Ihren Bildschirm teilen. Dabei handelt es sich um eine reine Anzeigefunktion - die Daten selbst bleiben unverändert gespeichert.
An wen Daten weitergegeben werden.
Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Für den Betrieb setzen wir jedoch Dienstleister ein, die für uns und nach unseren Weisungen tätig werden (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Mit ihnen bestehen entsprechende Verträge:
• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Deutschland) - Betrieb unserer Server sowie Speicherung der Portal-Dokumente und der Datenbanksicherungen. Rechenzentrumsstandort Nürnberg.
• Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin) - Versand und Empfang unserer E-Mails. Alle über die Formulare an uns übermittelten Inhalte laufen darüber. Zusätzlich Microsoft Entra ID, sofern Sie sich mit einem Microsoft-Konto anmelden.
• Atlassian (Confluence) - Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten und Rechnungen für Portal-Kunden. Übermittelt wird Ihre Kundennummer; Name und E-Mail-Adresse übermitteln wir nicht.
• Cloudflare, Inc., San Francisco (USA) - Namensauflösung (DNS) sowie vorgeschaltetes Content Delivery Network und Web Application Firewall. Sämtliche Aufrufe unserer Website laufen über Cloudflare-Server; dort wird die Transportverschlüsselung terminiert. Cloudflare verarbeitet dabei Ihre IP-Adresse, die aufgerufenen Adressen, Cookies sowie die Inhalte Ihrer Eingaben - im Kundenportal schließt das die Anmeldedaten ein.
Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa gegenüber Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden.
Wenn Daten die EU verlassen.
Unsere Server und der Speicher für Ihre Dokumente stehen in Deutschland. Bei Microsoft, Atlassian und Cloudflare lässt sich eine Verarbeitung in den USA nicht ausschließen, da es sich um Konzerne mit Sitz beziehungsweise Muttergesellschaft in den USA handelt. Für diese Übermittlungen stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie - soweit die Anbieter zertifiziert sind - auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Trotz dieser Garantien lässt sich ein Zugriff US-amerikanischer Behörden nicht vollständig ausschließen.
Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorschreiben:
• Kontakt- und Angebotsanfragen: zwei Jahre. Danach entfernen wir automatisch alle Angaben, die einen Rückschluss auf Sie zulassen - der Vorgang selbst bleibt nur noch als anonyme Zahl in unserer Auswertung erhalten.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: bis zum Ende der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Sicherheitsprotokoll: 90 Tage.
• Daten zur Missbrauchsabwehr: 30 Tage.
• Versandprotokoll unserer E-Mails: 90 Tage.
• Abgelaufene Einladungs- und Bestätigungslinks: 30 beziehungsweise 7 Tage nach Ablauf.
• Portal-Dokumente: bis Sie oder wir sie löschen, längstens bis zum Ende unserer Zusammenarbeit.
• Newsletter: bis zu Ihrer Abmeldung. Eine Anmeldung, die Sie nicht innerhalb von 30 Tagen bestätigen, löschen wir automatisch.
Nach Beendigung unserer Zusammenarbeit löschen wir Ihren Portalzugang und die zugehörigen Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Datenbanksicherungen werden in unserem Sicherungsrhythmus überschrieben.
Welche Rechte Ihnen zustehen und wie Sie sie ausüben.
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
• Auskunft darüber, welche Daten wir über Sie verarbeiten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit - Herausgabe in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats. Um Ihre Daten nicht an Unbefugte herauszugeben, müssen wir Ihre Identität gegebenenfalls zurückfragen.
Ihr Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Unabhängig davon können Sie sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO) - wahlweise bei der Behörde Ihres Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Verstoßes. Für uns zuständig ist:
Die Sächsische Datenschutzbeauftragte
Devrientstraße 5, 01067 Dresden
Telefon: +49 351 85471 101
E-Mail: [email protected]
www.saechsdsb.de
Wie wir Ihre Daten schützen.
Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unseren Servern ist durchgehend mit TLS verschlüsselt; unsere Seiten sind ausschließlich über HTTPS erreichbar. Passwörter speichern wir nur als Argon2id-Hashwert. Der Zugriff auf Portaldaten ist durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept beschränkt, Anmeldeversuche sind begrenzt und Konten werden nach wiederholten Fehlversuchen vorübergehend gesperrt. Ausführbare Inhalte im Browser sind durch eine strikte Content-Security-Policy eingeschränkt. Unsere Systeme werden regelmäßig aktualisiert.
Trotz aller Sorgfalt lässt sich ein Datenschutzvorfall nie vollständig ausschließen. Sollte es dazu kommen, informieren wir die zuständige Aufsichtsbehörde und - sofern ein hohes Risiko für Sie besteht - auch Sie unverzüglich nach den gesetzlichen Vorgaben.
Verlinkungen auf fremde Websites.
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Wann und warum wir diese Erklärung anpassen.
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Maßgeblich ist jeweils die hier veröffentlichte Fassung.
Stand: 11. August 2026